Las funciones de Ingeniería en las organizaciones enfrentan nuevos desafíos en múltiples áreas. Uno de estos retos es evitar la infracción de los derechos de autor de las normas.
Actualmente, cuentan con medidas y capacitaciones para protegerse de la infracción de derechos de autor. Aunque, es posible que en algunos casos no tengan controles de protección de derechos de autor lo suficientemente precisos para las Normas de Ingeniería.
Ingenieros, auditores, bibliotecarios y especialistas en control de calidad son responsables de garantizar que los empleados tengan acceso a los estándares. Pero ¿cómo lograr eficazmente esto mientras las normas de alto volumen están en constante cambio?
Los ingenieros saben que los estándares son fundamentales para el diseño y la excelencia operativa, así como, para el éxito comercial. Lo que algunos no saben, es que controles de gestión de contenido de estándares también son esenciales para prevenir problemas legales y de cumplimiento con aquellas organizaciones que crean y publican estándares.
El uso indebido de las normas puede generar sanciones legales, multas e incluso poner en peligro el acceso a las normas.
Los editores de Normas deben proteger su propiedad intelectual, ya que muchas empresas invierten tiempo y dinero asegurando el acceso a los estándares.
Cualquiera que sea su papel en el manejo de los estándares de ingeniería, los siguientes consejos lo ayudarán a usted y a su equipo a minimizar los riesgos y evitar infringir los derechos de autor de los entes desarrolladores.
Aquí le ofrecemos las principales recomendaciones para evitar infringir los derechos de autor en las normas de ingeniería:
1: Use el software de Gestión de Normas
El software de Gestión de Normas impide que los usuarios compartan estándares inadvertidamente cuando no deberían hacerlo, aquí, estos consejos:
- Automatizar esta sólida red de seguridad es una de las formas más fáciles y efectivas de ayudar a los empleados.
- Asegúrese de que el software que elija sea compatible con aplicaciones de documentos de uso común como Adobe Acrobat. Esté preparado para inconvenientes de instalación. Por ejemplo: que los equipos de TI pueden necesitar eliminar los complementos de instalación.
Cualquier molestia menor en la instalación, valdrá con los beneficios de protección a largo plazo.
2: No almacene localmente archivos de normas.
Los estándares están normalmente en documentos con marcas de agua que pertenecen a una sola persona, si esa persona guarda su contenido en un disco compartido local, otros tendrán acceso, por lo que creerán que es seguro descargar y usar estos archivos.
Los usuarios que descargan estos documentos, han utilizado automáticamente, pero sin saberlo, los estándares de manera incorrecta.
3: No comparta las normas descargadas con otras personas
Asegúrese de que las personas sepan que solo deben descargar sus propios archivos de estándares personales y nunca los archivos de otra persona.
Cada copia descargada se destina a un usuario, por lo que, cada usuario solo debe descargar su propia copia.
4: Tenga cuidado al imprimir
Se debe entrenar al personal para que solo impriman una copia y solo usen estas copias personalmente. Es una forma de prevenir la propagación del intercambio incorrecto de estándares.
Si bien, esto puede parecer un problema simple de abordar, en la actualidad existen varios programas y compañías que están escuchando cada vez más de los clientes la realidad, por lo que, el manejo de nomas se está volviendo más difícil.
Ya que las grandes organizaciones, a menudo, tienen dos generaciones distintas de ingenieros:
- Ingenieros de toda la vida que crecieron profesionalmente en entornos con mucho papel donde las copias impresas realmente fueron el pegamento en sus operaciones.
- Ingenieros más nuevos que operan solo en línea, viendo las copias en papel como un desperdicio.
Por lo tanto, cuando aconsejamos tener cuidado con la impresión, también sugerimos comunicaciones y herramientas específicas para reforzar este mensaje de manera no generacional, ingenieril.
5: Evite compartir inicios de sesión
Todo el mundo sabe que compartir inicios de sesión para uso personal es arriesgado e incorrecto.
En los entornos de trabajo, las personas son muy conscientes desde el primer día en sus trabajos en no compartir inicios de sesión en cuentas de correo electrónico personales.
Sin embargo, sabemos por nuestro trabajo con los editores de estándares y nuestros clientes corporativos, que esta práctica recomendada, no siempre es una prioridad, sobre todo, cuando los ingenieros se urgen en acceder a los últimos estándares.
De hecho, pocos son los que se dan cuenta de que cuando tienen cuentas de trabajo individuales con editores de normas para acceder a esos estándares, los documentos tienen marcas de agua para cada individuo. Eso significa, que prestarle a alguien el inicio de sesión de su cuenta de editor, te pone en riesgo de infracción de derechos de autor y podrías ser señalado por mal uso, ya que la marca de agua, es exclusiva para ti.
6: Presta atención a las marcas de agua
Si su empresa obtiene sus documentos de un tercero, como, por ejemplo: Soluciones Integrales PTG. Debe saber cómo se protegen contra la infracción de los derechos de autor.
Se usan las marcas de agua:
En cada página de los documentos descargados indique quién lo descargó, cuándo y dónde se descargó y qué organización tiene la licencia.
Sin embargo, independientemente del origen de los estándares, ayude a sus ingenieros y empresas a mantenerse seguros, tome en cuenta estos dos sencillos consejos:
- Si su nombre no está en la marca de agua, se recomienda no usar el documento de alguna manera.
- Si el nombre de su empresa no está en la marca de agua, no use el documento de ninguna manera.
Muchas veces nos preguntamos cuál es el mejor consejo a seguir. La respuesta es diferente para cada empresa, así que comience con una evaluación interna de cómo se está protegiendo o como puede estar infringiendo contra los derechos de autor de normas y luego, alinee los indicadores que tenga, con estos consejos.
En Soluciones Integrales PTG podemos ayudarlo con esto, puede solicitar una demostración de sus productos y obtener un informe completo y detallado tiene para usted y su compañía.
Cuéntame ¿qué te ha parecido el articulo? ¿Tenían conocimiento sobre la infracción de los derechos de autor?